企业解除劳动关系程序风险防范方案

一、总则

本方案旨在规范企业解除劳动关系的程序，有效防范因解除劳动关系可能引发的法律风险，确保企业在人力资源管理过程中的合法性和合规性，维护企业与员工的合法权益。

二、法律法规风险防范

 

1. 法律知识培训与更新
   • 定期组织人力资源部门、法务人员以及涉及劳动关系管理的相关人员参加劳动法律法规培训，重点学习《劳动法》《劳动合同法》等法律法规中关于解除劳动关系的条款。
   • 设立专人负责关注法律法规的更新情况，及时向相关人员传达，并分析对企业解除劳动关系程序的影响，提出调整建议。
2. 规章制度合法性建设
   • 民主程序制定：制定或修改企业规章制度时，遵循民主程序。首先由人力资源部门起草规章制度草案，提交职工代表大会或者全体职工讨论。收集职工的意见和建议后，与工会或者职工代表平等协商确定最终版本。
   • 内容明确细化：对涉及解除劳动关系的内容，如违纪行为的界定、严重程度的区分、绩效评估标准、不能胜任工作的定义等，进行详细、准确的规定。避免使用模糊、笼统的语言，确保每一项规定都有明确的可操作性标准。

三、证据收集与保存风险防范

 

1. 证据收集策略
   • 违纪行为证据收集：
     • 当发现员工存在违纪行为时，立即启动证据收集工作。利用监控设备（如工作场所的摄像头）获取视频证据，注意保存视频的原始格式和完整记录。
     • 收集与违纪行为相关的书面文件，如员工签字的违规记录、警告通知、检讨书等。对于电子邮件、即时通讯记录等电子证据，通过合法的方式（如企业内部办公软件的后台数据提取功能）进行收集，并确保其真实性和完整性。
     • 寻找目击证人，获取证人证言。证人应详细描述违纪事件的经过、时间、地点等信息，并签字确认。
   • 不能胜任工作证据收集：
     • 建立完善的绩效评估体系，定期对员工进行绩效评估。每次评估结果都以书面形式记录，包括评估指标、得分、评价意见等内容。
     • 保存员工工作成果的相关证据，如工作文件、项目报告、销售业绩数据等，用于对比分析员工的工作表现。
     • 如果对员工进行了培训或调岗，收集培训记录（培训内容、培训时间、参加人员名单、培训效果评估等）和调岗通知、调岗后的工作表现记录等证据。
2. 证据保存措施
   • 建立档案管理制度：设立专门的劳动关系证据档案库，按照员工姓名、入职时间、部门等信息进行分类管理。对于每一个可能涉及解除劳动关系的事件，建立独立的档案文件夹，将相关证据按时间顺序整理存放。
   • 电子证据保存：对于电子证据，采用专业的数据存储设备和软件进行保存。定期对电子证据进行备份，确保数据的安全性和可恢复性。同时，记录电子证据的来源、获取时间、获取方式等元数据信息。
   • 证据保存期限规定：根据劳动争议仲裁时效（一般为一年）和诉讼时效的规定，确定证据保存期限。对于涉及解除劳动关系的关键证据，保存期限不少于两年，确保在可能出现的纠纷中有据可查。

四、程序执行风险防范

 

1. 通知环节
   • 通知工会程序：
     • 在单方解除劳动合同时，以书面形式向工会发出《解除劳动关系通知函》。通知函中详细说明解除劳动关系的员工姓名、岗位、入职时间、解除理由、所依据的规章制度条款以及相关证据清单。
     • 给予工会合理的时间（一般不少于 5 个工作日）提出意见。对于工会提出的意见，企业应认真研究，并以书面形式回复工会，说明是否采纳意见及理由。
   • 通知员工程序：
     • 制作规范的《解除劳动合同通知书》，内容包括员工姓名、身份证号、解除日期、解除理由（明确具体且与规章制度和法律法规相符）、办理离职手续的时间和地点、经济补偿（如有）的计算方式和支付时间等信息。通知书加盖企业公章。
     • 采用直接送达方式时，安排两名以上工作人员将通知书当面交给员工，并要求员工在送达回执上签字确认。若员工拒绝签收，应采用邮寄送达方式，使用 EMS 快递并在邮件详情单上注明 “解除劳动合同通知书” 字样。保留快递底单，并通过邮政查询系统跟踪邮件送达情况。在特殊情况下（如员工下落不明），经向劳动行政部门报备后，可采用公告送达方式，在企业公告栏、当地有影响力的报纸等媒体上发布公告，公告期不少于 30 天。
2. 离职手续办理环节
   • 工作交接安排：
     • 在解除劳动关系决定作出后，及时与员工沟通工作交接事宜。制定详细的《工作交接清单》，明确交接的工作内容、文件资料、设备器材、客户信息等具体项目。对于重要岗位或涉及核心业务的员工，安排专人负责监督交接过程。
     • 交接完成后，由交接双方和监督人员共同在《工作交接清单》上签字确认，并将清单作为离职手续档案的一部分保存。
   • 财务结算规范：
     • 准确核算员工工资，包括基本工资、绩效工资、奖金、津贴等截至解除劳动关系之日的应发金额。依据考勤记录、绩效评估结果等进行计算，确保工资计算准确无误。
     • 计算经济补偿（如有）时，严格按照法律法规规定的标准执行。根据员工的工作年限、工资水平等因素确定补偿金额。对于需要支付代通知金的情况（如未提前 30 日通知员工解除劳动合同），一并计算并明确支付方式。
     • 在离职手续办理完毕后的规定时间内（一般为 5 个工作日内），将工资、经济补偿等款项支付给员工，并保留支付记录。同时，向员工出具《离职财务结算清单》，详细列出各项费用的计算依据和支付情况，由员工签字确认。

五、沟通协调风险防范

 

1. 与员工沟通策略
   • 在决定解除劳动关系前，安排与员工的面谈。面谈前，准备好充分的材料，包括员工的工作表现记录、违纪证据（如有）、绩效评估报告等。面谈过程中，以平和、客观的态度向员工说明解除劳动关系的原因和依据，确保员工清楚了解企业的决定。
   • 给予员工充分的表达机会，认真倾听员工的解释、意见和诉求。对于员工提出的合理问题，如对证据的质疑、对解除理由的不同看法等，进行详细记录，并重新审查相关情况。如果员工提供了新的证据或信息，及时调整决策。
2. 与工会沟通机制
   • 加强与工会的日常沟通与协作，定期召开沟通会议，向工会通报企业的人力资源管理政策、员工队伍状况以及可能涉及劳动关系调整的情况。
   • 在解除劳动关系过程中，保持与工会的密切联系。对于工会提出的监督意见和建议，积极回应并配合。如工会对解除劳动关系的合法性存在疑问，共同重新审查证据和程序，确保整个过程符合法律法规和企业规章制度的要求。

六、监督与审查机制

 

1. 内部监督：人力资源部门定期对解除劳动关系的程序进行自查，检查每一个案例是否符合本方案规定的程序和要求。重点审查证据收集与保存、通知环节、离职手续办理等方面的工作质量。
2. 外部审查：企业可定期邀请法律顾问或劳动法律专家对解除劳动关系的程序进行审查和评估。专家根据最新的法律法规和实践案例，提出改进建议和风险预警，帮助企业不断完善风险防范措施。