企业用工如何风险防范
时间：2024-12-11 作者： 来源：苏州律师
- 法律法规方面的风险防范
- 深入研究法律规定：
- 企业人力资源部门和法务人员应当深入学习《劳动法》《劳动合同法》等相关法律法规，准确把握合法解除劳动关系的情形。例如，对于 “劳动者严重违反用人单位的规章制度” 这一解除情形，要明确什么是 “严重违反”，在法律框架内界定具体行为标准，如多次旷工达到一定天数、严重违反保密协议导致重大损失等。
- 关注法律法规的更新变化，及时调整企业的人事管理制度和解除劳动关系程序。比如，劳动法律法规对裁员条件、经济补偿标准等方面的调整，企业要相应地修改内部文件，确保程序的合法性。
- 依法制定规章制度：
- 企业的规章制度是解除劳动关系的重要依据，其制定过程要符合民主程序。例如，通过职工代表大会或者全体职工讨论，提出方案和意见，与工会或者职工代表平等协商确定。这样的程序保证了规章制度的合法性和合理性，在解除劳动关系时可以作为有力的支撑。
- 规章制度内容要明确具体，对于解除劳动关系的条款，如违纪行为的界定、绩效不达标标准等，要避免模糊性。例如，不能仅规定 “工作表现差予以辞退”，而要明确 “连续两个季度绩效评估低于 [具体分数] 视为不能胜任工作，经过培训或调岗后仍不能胜任的，予以解除劳动关系”。
- 证据收集与保存的风险防范
- 证据收集的全面性：
- 当出现可能需要解除劳动关系的情况时，企业要及时收集证据。如果是员工违纪行为，证据可以包括监控录像、书面文件、电子邮件、聊天记录、证人证言等多种形式。例如，员工在工作时间浏览无关网站，企业可以通过办公电脑监控软件记录员工的上网行为，作为违纪证据。
- 对于员工不能胜任工作的情况，要收集工作绩效评估记录、工作成果展示、客户投诉记录、培训记录等证据。比如，员工的销售业绩连续未达标，企业应保存每个月的销售数据报表、与员工沟通绩效问题的邮件等。
- 证据保存的规范性：
- 建立专门的档案管理制度，对与劳动关系相关的证据进行分类保存。例如，按照员工姓名、事件类型（违纪行为、绩效问题等）等进行分类。保存证据的载体要符合要求，对于电子证据，要确保其真实性、完整性和可读取性。例如，电子文件要定期备份，存储在安全的服务器或存储设备中。
- 规定证据保存的期限，一般应根据劳动争议仲裁时效和诉讼时效来确定保存时间。例如，劳动争议仲裁时效为一年，企业可以考虑保存相关证据至少一年以上，以应对可能出现的纠纷。
- 程序执行过程中的风险防范
- 通知环节的风险防范：
- 无论是通知工会还是通知员工，都要采用书面形式。通知工会时，要详细说明解除劳动关系的理由和依据，提供充分的证据材料，确保工会能够有效监督。例如，在因员工严重违反规章制度而解除劳动关系时，将员工的违纪行为、相关规章制度条款、证据清单等一并提交给工会。
- 通知员工解除劳动关系，要确保送达有效。如果采用直接送达，要让员工签收，员工拒绝签收的，可以采用邮寄送达（最好是 EMS），并在邮件详情单上注明 “解除劳动合同通知书” 字样，保留好邮寄凭证。对于公告送达，要严格按照法定程序进行，只有在无法采用其他送达方式的情况下才能使用，并且要在企业公告栏等显著位置进行公告。
- 离职手续办理环节的风险防范：
- 在工作交接方面，提前制定详细的交接清单，明确交接的内容、方式和时间。安排专人负责监督交接过程，确保交接完整、准确。例如，对于技术岗位员工，要交接技术资料、项目文档、账号密码等内容，交接完成后由双方签字确认。
- 在财务结算方面，要准确计算员工的工资、奖金、经济补偿等费用。对于工资结算，要按照企业工资制度和考勤记录进行核算；对于经济补偿，要根据解除劳动关系的原因和工作年限等因素正确计算。在结算完成后，以书面形式告知员工结算结果，并保留好相关财务记录。
- 沟通协调方面的风险防范
- 与员工的沟通：
- 在考虑解除劳动关系时，企业要与员工进行充分的沟通。在沟通前，要准备好相关材料，如员工的工作表现记录、违纪证据等。沟通时，要以客观、公正的态度向员工说明解除劳动关系的原因和依据。例如，员工因绩效不达标可能被解除劳动关系，企业要向员工展示绩效评估的数据和标准，让员工清楚自己的问题所在。
- 给员工提供申诉的机会，认真听取员工的解释和意见。如果员工对解除劳动关系有异议，企业要认真对待，重新审查证据和程序是否合理。例如，员工可能会提供一些新的情况或证据，如因病影响工作绩效等，企业要根据这些情况进行综合考虑。
- 与工会的沟通：
- 加强与工会的日常沟通与合作，建立良好的沟通机制。在制定涉及员工切身利益的规章制度和人事政策时，主动征求工会的意见。例如，在修改员工绩效考核制度时，邀请工会代表参与讨论，听取工会对考核标准、奖惩措施等方面的建议。
- 在解除劳动关系过程中，及时向工会通报情况，尊重工会的监督和建议。对于工会提出的合理意见，如认为解除劳动关系证据不足等情况，企业要认真研究并给予回应，避免因沟通不畅引发劳动纠纷。
